<html aria-label="message body"><head><meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8"></head><body style="overflow-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; line-break: after-white-space;"><div>Good morning-</div><div>I think we should ask the entire board to weigh in on the timing of the nomination announcement. We have a board meeting on 7/23 by Zoom based upon the retreat being pushed.  I will produce a summary of the board decisions we made in July for the 7/23 call.</div><div><br></div><div><b>Do we announce call for nominations now?</b></div><div><br></div><div><u>Pros</u></div><div>1. have new officer in place for retreat and September season</div><div>2. transparency between members and board</div><div>3. less drama</div><div><br></div><div><u>Cons</u></div><div>1. summer months and not everyone is engaged with the club - on vacation. This may impact nominations.</div><div>2. potluck social is the next gathering and this meeting is not a business meeting - we should use this as a new member recruitment event</div><div>3. rushing the process - we need to develop the roles and responsibilities of the position</div><div><br></div><div>This is my opinion:</div><div>We are all engaged and devoted to do the best we can for the association and the bees. We announced Robert’s rescission and we are making the right decisions without a sitting president as a collaborative board. I suggest we announce the call for nominations after the potluck in August, have our board meetings in July and August via Zoom and have the vote by the September meeting. Frankly I don’t think this issue is a burning topic on the members mind. They are more concerned with our programs, hive dives and what the association can do to make them a better beekeeper. BTW we have 6 members coming tomorrow to the hive dive. </div><div><br></div><div>Lets hear from the board on the question of timing of the call for nominations. </div><div><br></div><div>The question is - Do we wait until after the Pot Luck to make the call for president nominations? Yes or No.</div><div><br></div><div>Thank you all for your time and concern for the bees. </div><div>Paul</div><div><br></div><div>
<meta charset="UTF-8"><div dir="auto" style="caret-color: rgb(0, 0, 0); color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 18px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; orphans: 2; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration-line: none; text-decoration-thickness: auto; text-decoration-style: solid; overflow-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; line-break: after-white-space;"><div dir="auto" style="orphans: 2; text-align: start; text-indent: 0px; widows: 2; overflow-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; line-break: after-white-space;"><div style="caret-color: rgb(0, 0, 0); color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 18px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; text-decoration: none; -webkit-text-stroke-width: 0px;">Paul Reulbach </div><div style="caret-color: rgb(0, 0, 0); color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 18px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; text-decoration: none; -webkit-text-stroke-width: 0px;">Secretary </div><div style="caret-color: rgb(0, 0, 0); color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 18px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; text-decoration: none; -webkit-text-stroke-width: 0px;">Marin County Beekeepers Association</div><div><a href="https://marinbeekeepers.org">https://marinbeekeepers.org</a></div><div style="caret-color: rgb(0, 0, 0); color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 18px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; text-decoration: none; -webkit-text-stroke-width: 0px;">617-828-2222</div><div style="caret-color: rgb(0, 0, 0); color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 18px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; text-decoration: none; -webkit-text-stroke-width: 0px;"><br></div></div></div><br class="Apple-interchange-newline" style="caret-color: rgb(0, 0, 0); color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 18px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; orphans: 2; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration-line: none; text-decoration-thickness: auto; text-decoration-style: solid;"><span style="caret-color: rgb(0, 0, 0); color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 18px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; orphans: 2; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration-line: none; text-decoration-thickness: auto; text-decoration-style: solid;"></span><span><img alt="PastedGraphic-3.png" src="cid:6B8AC231-53ED-4392-AA76-38D7B534A4C4" width="235"></span>
</div>
<div><br><blockquote type="cite"><div>On Jul 12, 2026, at 8:38 AM, Dana Pepp <danapepp@gmail.com> wrote:</div><br class="Apple-interchange-newline"><div><meta http-equiv="content-type" content="text/html; charset=utf-8"><div dir="auto">Good morning,<div><br></div><div>I agree that MCBA is on a roll!</div><div>And, I think we should share this email asap.  We don’t want to hide anything or create drama, which the bee club has had in the past.</div><div>We, the board and this new vibe is more transparent and inclusive.  </div><div>I say let’s share and continue to build.</div><div>And, I think Paul’s email indicates that one doesn’t need to be a bee expert to be president.</div><div>I know Jim is away, which is probably why he hasn’t responded.</div><div><br></div><div>I also believe that we should vote via email, to not limit it to those at the Sept meeting.</div><div><br></div><div>Thanks,</div><div>Dana</div><div><br id="lineBreakAtBeginningOfSignature"><div dir="ltr">Because this is sent from my iPhone, please excuse any typos.  </div><div dir="ltr"><br><blockquote type="cite">On Jul 11, 2026, at 10:49 PM, 'GARY DENISON' via board <board@marinbees.org> wrote:<br><br></blockquote></div><blockquote type="cite"><div dir="ltr">

  
  <meta charset="UTF-8"> 
 
  
  <div style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;"> <span style="font-family: helvetica; font-size: 12pt;">Paul:</span> 
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
      
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;"> <span style="font-family: helvetica; font-size: 12pt;">This is a very good message.  You did an excellent job of announcing this at our July meeting. You quickly moved on and did not allow it to be dwelled upon. Thank-you! . </span> 
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
      
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
    Personally, I am sensing a renewed level of excitement in the MCBA.  We have seen an increasing amount of commentary on the buzz and on our social media website, hive dives are still occurring, the July meeting was highly attended despite being in the middle of the July 4  holiday period and the MCBA was extremely well represented at the Marin County Fair, including a front page picture on the Marin IJ. (we actually had more volunteers than slots this year.)  Consequently, I think we need to carry that positive energy into our August potluck,  
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
      
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
    I have very mixed feelings regarding the timing of this message,  You announced the president vacancy at our July meeting.  Our August meeting is suppose to be a pot luck social, where members are coming to have fun and getting to know each other better.  I am somewhat afraid this message may have the unintended effect of allowing conversations to drift to "so why did the President-elect withdraw?"   <span style="font-size: 12pt;"> </span>Maybe people will be asking about Robert at the meeting anyway...but given the excitement I noted above...maybe not?   Robert resigned, we thanked him and we are moving ahead without him.  Therefore, I see no need or benefit in raising this prior to the pot luck.   
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
      
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
    Also, I think we need a position description of the President (beyond the by-laws) to send to our members.   As I mentioned in a previous message the President does not need to be a Beekeeping master.  What we are really needing is someone with good organizational, administrative and team playing skills.  With Justin taking on the heavy lifting in the monthly meeting agendas, the President role is going to be much less "bee-centric" than it has been in the past.  If we needed a beekeeping master, we should have rejected Robert's resignation.  : ) 
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
    I think it is important message that we emphasize this to our members when soliciting nominations.  
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
      
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
    My vote is to wait and solicit nominations after the August pot luck.  We (MCBA) are obviously functioning just fine in the interim.  When we do, we can do it in exactly the matter of fact manner you have stated in your very good message. 
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
      
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
    Again, that is my opinion but as always I will fully support the Board decision on this matter. 
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
      
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
    Thanks again! 
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
      
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
    Gary 
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
      
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;">
      
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size: 12pt; font-family: helvetica,arial,sans-serif; color: #333333;"> <span style="font-size: 12pt;">On 07/11/2026 2:09 PM PDT Paul Reulbach <paul@marinbees.org> wrote:</span> 
  </div> 
  <div class="default-style" style="font-size:12pt;font-family:helvetica,arial,sans-serif;color:#333333;"> 
   <div>
       
   </div> 
   <div>
       
   </div> 
   <div>
     SAMPLE EMAIL and AI response to filling vacancy of president. Comments and suggestions so we can get this out this weekend. The August meeting is a social event so do we hold an election via email in August? what is the submission deadline and who gets the nominations?  
   </div> 
   <div>
       
   </div> 
   <div><p class="isSelectedEnd"><u><strong>EMAIL TO MEMBERS</strong></u></p><p class="isSelectedEnd">Dear MCBA Members,</p><p class="isSelectedEnd">Thanks for an amazing honey harvest meeting last week conducted by Justin Strom and the club team. We hope you were able to experience the process with us. We have a great lineup of educational programs for 2026-2027 season.</p><p class="isSelectedEnd">Now I would like to relay some club news. </p><p class="isSelectedEnd">Our President-elect withdrew his candidacy prior to the beginning of his term on July 1, creating a vacancy in the office of President.</p><p class="isSelectedEnd">In accordance with the Marin County Beekeepers Association Bylaws (Article VI, Section 6.04), the Board is now accepting nominations from both the Board of Directors and the general membership to fill this vacancy.</p><p class="isSelectedEnd">We encourage any member in good standing who has been a member of MCBA for at least one year and is interested in serving as President to submit their name for consideration. Members may also nominate another qualified member with that person's consent.</p><p class="isSelectedEnd">Please submit nominations by <strong>[date]</strong> by replying to this email or by emailing <strong>[email address]</strong>.</p><p class="isSelectedEnd">The membership will vote to fill the vacancy at our next membership meeting on <strong>[meeting date]</strong>. In accordance with our bylaws, the vote may be conducted by voice, written proxy, or electronic vote. The individual elected will serve the remainder of the current presidential term.</p><p class="isSelectedEnd">Serving as President is an excellent opportunity to help guide the future of our association and support the beekeeping community throughout Marin County. If you have any questions about the role or would like to discuss what the position entails, please don't hesitate to reach out.</p><p class="isSelectedEnd">Thank you for your continued support of MCBA, and we look forward to your nominations.</p><p>Best regards, </p><div> <br class="webkit-block-placeholder"></div><p><strong><u>FILLING VACANCY UNTIL NEW PRESIDENT IS NOMINATED AND VOTED IN</u></strong></p> 
   </div> 
   <div><p class="PDq2pG_selectionAnchorContainer" data-end="130" data-start="0">Based on the bylaws you've shared, <strong data-end="130" data-start="35">they do not specify who automatically assumes the office of President if it becomes vacant.</strong></p><p data-end="144" data-start="132">Your bylaws:</p> 
    <ul data-end="503" data-start="145"> 
     <li data-end="277" data-start="145" data-section-id="1tvgrav">Describe how to <strong data-end="181" data-start="163">fill a vacancy</strong> (Article VI, Section 6.04) by taking nominations and having the membership elect a replacement.</li> 
     <li data-end="348" data-start="278" data-section-id="1j2kicd">Describe the <strong data-end="303" data-start="293">duties</strong> of the President, Treasurer, Secretary, etc.</li> 
     <li data-end="503" data-start="349" data-section-id="18ylu7r"><strong data-end="392" data-start="351">Do not include a succession provision</strong> (for example, "the Vice President shall become President" or "the Secretary shall serve as Acting President").</li> 
    </ul><p data-end="596" data-start="505">Since your association <strong data-end="562" data-start="528">does not have a Vice President</strong>, there is no automatic successor.</p> 
    <h3 data-end="619" data-start="598" data-section-id="zek2ie">In your situation</h3><p data-end="741" data-start="621">Because the President-elect withdrew <strong data-end="692" data-start="658">before taking office on July 1</strong>, there are two reasonable governance approaches:</p> 
    <ol data-end="1436" data-start="743"> 
     <li data-end="1113" data-start="743" data-section-id="m1q30y"><strong data-end="805" data-start="746">The outgoing President continues to serve as a holdover</strong> until a successor is elected. This is the most common practice for nonprofits and avoids the association being without a chief officer. California nonprofit law generally permits directors and officers to continue serving until their successors are elected and qualified unless the bylaws provide otherwise.</li> 
     <li data-end="1436" data-start="1115" data-section-id="1ae2b65"><strong data-end="1182" data-start="1118">If the outgoing President is unwilling or unable to continue</strong>, the Board should meet promptly and appoint one of the existing officers (typically the Secretary or Treasurer) to serve as <strong data-end="1327" data-start="1307">Acting President</strong> solely to conduct the association's business until the membership elects a new President under Section 6.04.</li> 
    </ol> 
    <h3 data-end="1458" data-start="1438" data-section-id="1rw3j01">What I recommend</h3><p data-end="1535" data-start="1460">Since your bylaws are silent, the cleanest and most defensible approach is:</p> 
    <ul data-end="1889" data-start="1537"> 
     <li data-end="1711" data-start="1537" data-section-id="1d0yohc">Have the Board adopt a motion that <strong data-end="1679" data-start="1574">the current President will continue as Acting President until the vacancy is filled by the membership</strong> under Article VI, Section 6.04.</li> 
     <li data-end="1744" data-start="1712" data-section-id="19giybj">Send the call for nominations.</li> 
     <li data-end="1889" data-start="1745" data-section-id="ums4l7">Hold the election at the next membership meeting (or by electronic ballot if the Board chooses to use that method consistent with the bylaws).</li> 
    </ul><p data-end="1995" data-start="1891">This approach provides continuity and follows both your bylaws and common nonprofit governance practice.</p> 
   </div> 
   <div> 
    <div dir="auto" style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 18px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; orphans: 2; text-align: start; text-indent: 0px; text-transform: none; white-space: normal; widows: 2; word-spacing: 0px; -webkit-text-stroke-width: 0px; text-decoration-line: none; text-decoration-thickness: auto; text-decoration-style: solid; overflow-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; line-break: after-white-space;"> 
     <div dir="auto" style="orphans: 2; text-align: start; text-indent: 0px; widows: 2; overflow-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; line-break: after-white-space;"> 
      <div style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 18px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; text-decoration: none; -webkit-text-stroke-width: 0px;">
        Paul Reulbach  
      </div> 
      <div style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 18px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; text-decoration: none; -webkit-text-stroke-width: 0px;">
        Secretary  
      </div> 
      <div style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 18px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; text-decoration: none; -webkit-text-stroke-width: 0px;">
        Marin County Beekeepers Association 
      </div> 
      <div> <a href="https://marinbeekeepers.org/">https://marinbeekeepers.org</a> 
      </div> 
      <div style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 18px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; text-decoration: none; -webkit-text-stroke-width: 0px;">
        617-828-2222 
      </div> 
      <div style="caret-color: rgb(0, 0, 0); font-family: Helvetica; font-size: 18px; font-style: normal; font-variant-caps: normal; font-weight: 400; letter-spacing: normal; text-transform: none; white-space: normal; word-spacing: 0px; text-decoration: none; -webkit-text-stroke-width: 0px;">
          
      </div> 
     </div> 
    </div> 
    <div><PastedGraphic-3.png></div> 
   </div> 
   <br><div> <br class="webkit-block-placeholder"></div> -- 
   <br>You received this message because you are subscribed to the Google Groups "board" group. 
   <br>To unsubscribe from this group and stop receiving emails from it, send an email to <a href="mailto:board+unsubscribe@marinbees.org">board+unsubscribe@marinbees.org</a>. 
   <br>To view this discussion visit <a href="https://groups.google.com/a/marinbees.org/d/msgid/board/26FE13FF-A7C8-4414-A9BC-1ABCED2A3970%40marinbees.org?utm_medium=email&utm_source=footer">https://groups.google.com/a/marinbees.org/d/msgid/board/26FE13FF-A7C8-4414-A9BC-1ABCED2A3970%40marinbees.org</a>. 
   <br>-- 
   <br>board mailing list 
   <br>board@marinbeekeepers.org 
   <br>http://marinbeekeepers.org/mailman/listinfo/board_marinbeekeepers.org 
  </div><div><br class="webkit-block-placeholder"></div>

-- <br>
You received this message because you are subscribed to the Google Groups "board" group.<br>
To unsubscribe from this group and stop receiving emails from it, send an email to <a href="mailto:board+unsubscribe@marinbees.org">board+unsubscribe@marinbees.org</a>.<br>
To view this discussion visit <a href="https://groups.google.com/a/marinbees.org/d/msgid/board/759918905.30298.1783835366068%40connect.xfinity.com?utm_medium=email&utm_source=footer">https://groups.google.com/a/marinbees.org/d/msgid/board/759918905.30298.1783835366068%40connect.xfinity.com</a>.<br>
<span>-- </span><br><span>board mailing list</span><br><span>board@marinbeekeepers.org</span><br><span>http://marinbeekeepers.org/mailman/listinfo/board_marinbeekeepers.org</span><br></div></blockquote></div></div><div><br class="webkit-block-placeholder"></div>

-- <br>
You received this message because you are subscribed to the Google Groups "board" group.<br>
To unsubscribe from this group and stop receiving emails from it, send an email to <a href="mailto:board+unsubscribe@marinbees.org">board+unsubscribe@marinbees.org</a>.<br>
To view this discussion visit <a href="https://groups.google.com/a/marinbees.org/d/msgid/board/CB25991D-98FA-410A-9BB1-BC57F0B16716%40gmail.com?utm_medium=email&utm_source=footer">https://groups.google.com/a/marinbees.org/d/msgid/board/CB25991D-98FA-410A-9BB1-BC57F0B16716%40gmail.com</a>.<br>
-- <br>board mailing list<br>board@marinbeekeepers.org<br>http://marinbeekeepers.org/mailman/listinfo/board_marinbeekeepers.org<br></div></blockquote></div><br></body></html>

<p></p>

-- <br />
You received this message because you are subscribed to the Google Groups "board" group.<br />
To unsubscribe from this group and stop receiving emails from it, send an email to <a href="mailto:board+unsubscribe@marinbees.org">board+unsubscribe@marinbees.org</a>.<br />
To view this discussion visit <a href="https://groups.google.com/a/marinbees.org/d/msgid/board/DDDA9E98-88D9-454A-88DC-3FA572B4AF9F%40marinbees.org?utm_medium=email&utm_source=footer">https://groups.google.com/a/marinbees.org/d/msgid/board/DDDA9E98-88D9-454A-88DC-3FA572B4AF9F%40marinbees.org</a>.<br />