<html><head><meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8"></head><body style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; line-break: after-white-space;" class="">I think using email to manage swarm activity although inexpensive, is problematic:<div class=""> - our current hosting plan has us share services with unknown (to us) clients of the hosting service. This means that if another hosting client generates email that causes the major mail services (Google, Yahoo) to start throttling our shared mail service, we'll be throttled as well.</div><div class=""> - we're dependent on list members configuring their email clients so all swarms list email is delivered in a timely and orderly fashion. Some email clients (Apple's Mail.app) allow users to organize or categorize received email which can hide the notification email that the swarm has been "claimed".</div><div class=""> - swarms need to be responded to quickly (the swarm may have moved on during the two hour waiting period); extractions don't (the home owner needs to be informed that help has been summoned, but the scheduled work - time and cost - can be negotiated).</div><div class=""><br class=""></div><div class="">We're investigating CRM (customer relationship management) systems that would support a more managed service. I suggest we use something that supports text message notification, but requires interaction with the web site to manage the swarm allocation. The web site would have up-to-date details on the status of the swarm report:</div><div class=""> - has the home owner/swarm reporter been contacted,</div><div class=""> - has it been determined if these are bees or yellow-jackets,</div><div class=""> - is it a swarm or an extraction,</div><div class=""> - has the swarm/extraction been allocated to a responder</div><div class=""><div><br class=""></div><div><div>The web site would manage two lists - an extractions list, and a swarms list. They would be independently managed, but one could be a member of both lists. The extractions list would contain those that offer a service and potentially charge for it. It would be quite appropriate for the home owner/swarm reporter to receive calls from multiple extractors offering their services and to negotiate with one (or more) to do the extraction.</div><div class=""><br class=""></div></div><div>The initial swarm report would generate text messages to be sent to members of both lists. Upon receiving a text message notification that a swarm has been reported, those interested would login in to the web site and indicate their interest in handling the swarm/extraction. The first to do so would be instructed to contact the swarm reporter to determine the swarm characteristics.</div><div><br class=""></div>It is desirable that the initial contact be made by someone who can determine if the report concerns a swarm of honeybees, an extraction, or something else. This would most likely be someone on the extraction list, but it needn't be. Once the determination is made, the web site swarm report status is updated.<br class=""><blockquote type="cite" class=""></blockquote><div><br class=""></div><div>If the swarm had been characterized as an "extraction", anyone that indicated they were interested in the swarm and are on the extraction list would receive a text message indicating this characterization and should feel free to contact the swarm reporter to offer their services. The extractors (or a subset thereof) may choose their own policy and schedule jobs as they see fit. Once the negotiations are complete, the swarm status is updated on the web site.</div><div><br class=""></div><div>If the swarm is characterized as a "swarm", it would be "auctioned" off to those who expressed interest and are on the swarms list. The web site would keep track of who on the swarms list had responded to prior swarms, and award the swarm to the one who expressed interest in the swarm and had the longest time since they'ed received a prior swarm allocation. They would receive a text message notifying them of this determination and would update the swarm status on the web site indicating they have accepted the allocation.</div><div><br class=""></div><div>This requires we maintain member login credentials for the web site. That would help deal with other issues - managing mailing list membership, tracking resource usage (club equipment), ...</div><div><br class=""></div><div>This can be discussed and fine-tuned as appropriate (how do we handle the case where someone expressed interest but for one reason or another, cannot handle the swarm once it has been allocated to them). We should also contact other groups and determine how they manage their swarm reports. Perhaps we could develop something that would be useful to other groups.</div><div><br class=""></div><div><blockquote type="cite" class=""><div class="">On Jul 18, 2025, at 9:20 AM, Jennifer Berry <<a href="mailto:president@marinbees.org" class="">president@marinbees.org</a>> wrote:</div><br class="Apple-interchange-newline"><div class=""><div dir="ltr" class="">Also, I forgot to include:<div class="">Jim suggested we separate the swarm list from extractions. Swarms would be a different system than what we have now and would text members about a swarm rather than send it out to all. SF and Alameda have something like this. </div><div class="">Jim, can you describe it to us, please?</div></div><br class=""><div class="gmail_quote gmail_quote_container"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Fri, Jul 18, 2025 at 9:06 AM Jennifer Berry <<a href="mailto:president@marinbees.org" class="">president@marinbees.org</a>> wrote:<br class=""></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex"><div dir="ltr" class=""><div dir="ltr" class=""><div class=""><p class="">Here’s a summary of the conversations I had yesterday with David Carlos (DC), Claire Lussier, and Jonathan Magnusson (JM) regarding the recent conflict around extraction jobs on the Swarm List:</p><p class=""><b class="">General Takeaways:</b></p>
<ul class="">
<li class=""><p class=""><strong class="">DC and JM</strong> both expressed that they’ve found a workable rhythm referring jobs to one another and appreciate each other’s skills. They do <em class="">not</em> support an open, multiple-bid system, citing concerns about competition between members and the difficulty of tracking outcomes (since homeowners may not hire someone until weeks or months after initial contact).</p>
</li>
<li class=""><p class=""><strong class="">Claire</strong> was more in favor of a multiple-bid/open model, highlighting homeowner choice, inclusivity for new members, and reduced need for list moderation. She offered several ideas for improving the Swarm List overall and emphasized a contractor’s mindset—prioritizing accessibility and equity, especially for nonprofits and low-income clients.</p>
</li>
<li class=""><p class=""><strong class="">My current concern:</strong> While I was initially aligned with Claire’s model, I’m now questioning whether a free-for-all bidding structure would foster unhealthy competition and tension within the club. We need to balance fairness, homeowner choice, and community harmony.</p>
</li>
</ul>
<h3 class="">Individual Notes:</h3>
<ul class="">
<li class=""><p class=""><strong class="">David Carlos</strong> comes across as calm, generous, and collaborative. He’s solution-oriented, particularly around improving the structure of the Swarm List, and seems focused on mentoring and service.</p>
</li>
<li class=""><p class=""><strong class="">Claire</strong> is clearly skilled and community-minded. She offers discounted work to nonprofits and low-income clients and brings fresh ideas, but approaches the club from an “outsider/contractor” perspective. She emphasized systems that empower homeowners and reduce gatekeeping.</p>
</li>
<li class=""><p class=""><strong class="">JM</strong> said several things that raised red flags for me. While he expressed passion for bees and a willingness to work for free, his brashness, tone, and ego-centered language undermined my trust. Claire reports that when she tried to chat with him, he became uncooperative after learning she was new and lived outside the county. Additionally, <strong class="">Jed, you shared that JM inspected your hives without permission</strong>—a serious breach that I believe you should address with him directly. </p>
</li>
</ul>
<h3 class="">Current Status:</h3>
<ul class="">
<li class=""><p class="">JM has <em class="">offered</em> to apologize to Claire publicly. If he follows through promptly, that may help de-escalate things. If he does <strong class="">not</strong>, I believe we need to consider formal moderation or temporary removal from the Swarm List, especially since this situation has created significant disruption and other members are now calling on us to take action.</p>
</li>
</ul>
<hr class=""><p class="">Let me know your thoughts—especially around:</p>
<ul class="">
<li class=""><p class="">Whether we should move forward with a multiple-bid extraction system or consider a hybrid model</p>
</li>
<li class=""><p class="">Expectations we want to set around respectful communication and trust</p>
</li>
<li class=""><p class="">Any action we want to take if JM doesn’t issue a public apology soon</p>
</li>
</ul><p class="">Thanks Everyone,<br class="">
Jennifer</p></div><div class=""><br class=""></div><div class=""><br class=""></div><div class=""><br class=""></div></div>
</div>
</blockquote></div>
-- <br class="">board mailing list<br class=""><a href="mailto:board@marinbeekeepers.org" class="">board@marinbeekeepers.org</a><br class="">http://marinbeekeepers.org/mailman/listinfo/board_marinbeekeepers.org<br class=""></div></blockquote></div><br class=""></div></body></html>